도매 거래처 관리 방법: 첫 거래 조건 확인부터 발주 루틴, 불량 처리, 단가 협상까지

온라인 셀러의 도매 거래처 관리 방법은 세 가지로 정리됩니다. 첫 거래 전에 조건을 글로 남기고, 재고를 기준으로 정해진 날에 발주하고, 문제가 생기면 기록을 근거로 차분하게 처리하는 것입니다. 이 세 가지만 지켜도 품절로 판매가 끊기거나 불량 때문에 리뷰가 한꺼번에 나빠지는 일을 상당 부분 줄일 수 있습니다. 아래에서 처음 거래를 트는 순간부터 단가 협상, 백업 거래처 만들기까지 순서대로 설명합니다.

거래처 관리가 매출에 영향을 주는 이유

상품 페이지, 광고, 키워드에 집중하다 보면 거래처 관리는 뒤로 밀리기 쉽습니다. 그런데 매출이 갑자기 꺾인 순간을 돌아보면 거래처 쪽 문제가 원인인 경우가 적지 않습니다.

• 품절: 잘 팔리던 상품이 입고 지연으로 품절되면 판매가 끊깁니다. 판매를 재개해도 이전 흐름을 되찾기까지 시간이 걸릴 수 있습니다.
• 품질 편차: 같은 텀블러인데 이번 차수만 뚜껑이 헐겁다면 그 기간의 리뷰가 한꺼번에 나빠집니다.
• 단가 변동: 원가가 조금만 올라도 광고를 돌리는 상품은 마진이 바로 줄어듭니다.
• 소통 지연: 담당자가 바뀌거나 답이 늦어지면 프로모션 일정을 맞추지 못합니다.

소싱 단계에서 수요와 마진을 따졌다면, 이제 남은 일은 그 상품을 같은 품질로, 제때, 예상한 가격에 계속 받아오는 것입니다. 발주 전 점검이 아직이라면 상품 소싱 전 체크리스트를 먼저 보시는 것을 권합니다.

첫 거래 전에 반드시 확인할 조건

처음 거래할 때 전화로만 합의하면 나중에 서로 기억이 달라집니다. 정식 계약서가 아니더라도 아래 항목은 메신저나 메일로 남겨 두세요. 글로 남은 기록이 나중에 가장 큰 근거가 됩니다.

특히 부가세 포함 여부는 꼭 따로 물어보세요. 단가표의 숫자가 부가세 별도인지 포함인지에 따라 마진 계산이 달라집니다. 세금계산서와 부가세 처리는 사업 형태에 따라 다를 수 있으니 세무사에게 확인하시는 것이 안전합니다. 계약서 문구가 걱정된다면 법률 전문가의 검토를 받으세요.

그리고 본 발주 전에는 샘플을 받아 직접 써 봅니다. 샘플과 실제 납품 물량의 품질이 다를 수도 있으므로, 첫 발주는 최소 수량에 가깝게 작게 시작하는 편이 부담이 적습니다.

거래처 정보를 한곳에 기록하는 법

거래처가 두세 곳만 되어도 머릿속으로 관리하기 어렵습니다. 스프레드시트 한 장으로 거래처 기록표를 만들어 두세요. 항목은 이 정도면 충분합니다.

• 거래처명, 담당자, 연락 가능한 시간과 채널
• 품목별 단가 이력(언제 얼마로 바뀌었는지)
• 약속한 리드타임과 실제 걸린 리드타임
• 발주 날짜, 수량, 입고 날짜
• 불량 발생 내용과 처리 결과
• 명절·휴가 휴무 일정 등 특이사항

여기서 가장 중요한 것은 약속 리드타임과 실제 리드타임을 따로 적는 것입니다. 예를 들어 약속은 3일인데 실제로는 평균 5일이 걸린다면, 발주 계산은 5일로 해야 품절을 피할 수 있습니다. 기록이 몇 달 쌓이면 어느 거래처가 믿을 만한지 숫자로 보입니다.

품절을 막는 발주 루틴

품절은 대부분 "아직 남았겠지" 하다가 생깁니다. 감으로 발주하지 말고 발주점을 정해 두세요. 발주점은 재고가 이 수량 아래로 내려가면 발주하는 기준입니다.

계산은 간단합니다. 하루 평균 판매량에 실제 리드타임과 여유 일수를 더한 날짜를 곱합니다. 예를 들어 캔들이 하루 평균 10개 팔리고, 실제 리드타임이 5일, 여유를 3일 둔다고 가정하면 10 × (5 + 3) = 80개입니다. 재고가 80개 아래로 내려가면 발주하는 식입니다. 숫자는 예시이니 내 판매 데이터로 바꿔 넣으세요.

시즌 상품이나 할인 행사를 앞두고 있다면 거래처에 미리 알려 두세요. "다음 달 중순쯤 평소의 두 배 정도 필요할 것 같다"는 정도만 공유해도 거래처가 재고를 준비할 시간이 생깁니다. 명절 전후에는 거래처와 택배사 모두 쉬는 날이 있으니 휴무 일정을 먼저 확인합니다. 쿠팡 로켓그로스처럼 물류센터 입고가 필요한 구조라면 입고 기간까지 리드타임에 더해야 합니다. 이 부분은 쿠팡 로켓그로스 입점 전 확인사항에서 자세히 다뤘습니다.

입고 검수와 불량 처리 순서

물건이 들어오면 바로 판매 재고로 넣지 말고 검수부터 합니다. 전량 검수가 어렵다면 일부라도 무작위로 열어 봅니다.

• 수량이 발주서와 맞는지
• 옵션(색상·사이즈)이 섞여 들어오지 않았는지
• 외관 손상, 오염, 냄새가 없는지
• 처음 받은 샘플과 비교해 품질이 같은지

상품마다 볼 곳이 다릅니다. 캔들이라면 심지 위치와 향, 양말이라면 사이즈 라벨과 봉제 상태, 강아지 간식이라면 유통기한과 포장 밀봉을 봅니다. 불량을 발견하면 사진과 영상, 수량, 받은 날짜를 남긴 뒤 처음 합의한 기준대로 교환이나 반품을 요청합니다.

고객 리뷰나 문의에서 같은 문제가 반복되면 그 내용을 묶어서 거래처에 공유하세요. 거래처도 어느 공정에서 문제가 생기는지 파악할 수 있어 다음 차수 품질이 나아지는 경우가 많습니다.

단가 협상은 언제, 어떻게 하나

거래 초반부터 단가를 깎으려 하면 관계가 어색해지기 쉽습니다. 협상은 내가 줄 수 있는 것이 생겼을 때 하는 편이 자연스럽습니다.

• 발주량이 몇 달 동안 꾸준히 늘었을 때
• 결제일을 지켜서 신뢰가 쌓였을 때
• 다음 분기 발주 계획을 구체적으로 보여 줄 수 있을 때

협상할 때는 근거를 숫자로 준비합니다. 최근 몇 달의 발주량, 앞으로의 예상 발주량을 정리해 보여 주면 이야기가 구체적으로 흘러갑니다. 단가 자체가 어렵다면 다른 조건을 제안해 보세요. 결제를 앞당기는 대신 할인을 받거나, 포장을 단순하게 바꾸거나, 한 번에 여러 품목을 묶어 발주해 배송비를 줄이는 방식입니다.

반대로 거래처가 단가 인상을 통보할 수도 있습니다. 이때는 인상 사유와 적용 시점을 먼저 묻고, 이미 잡아 둔 행사가 있다면 적용 시점을 조금 늦춰 줄 수 있는지 요청합니다. 그다음 오른 원가로 판매가와 광고비 기준을 다시 계산합니다. 광고를 운영 중이라면 손익분기 기준이 바뀌므로 입찰가도 함께 점검해야 합니다.

거래처 하나에만 기대지 않는 법

주력 상품을 거래처 한 곳에서만 받으면, 그 거래처에 문제가 생길 때 판매 전체가 멈춥니다. 매출 비중이 큰 상품은 대체 가능한 거래처를 한 곳 정도 미리 알아 두세요. 단 품질과 규격이 같지 않을 수 있으니 샘플로 비교해 보고, 상세페이지 내용과 실제 상품이 어긋나지 않는지 확인해야 합니다.

백업 거래처가 있다는 사실을 기존 거래처에 압박 수단으로 쓰는 것은 권하지 않습니다. 오래 같이 갈 거래처는 결제일 지키기, 판매 반응 공유하기, 명절 인사처럼 작은 신뢰가 쌓여 만들어집니다. 잘 팔린 리뷰를 요약해 전해 주는 것만으로도 거래처가 내 주문을 더 신경 써 주는 경우가 많습니다.

자주 묻는 질문

소규모 거래인데 계약서를 꼭 써야 하나요

정식 계약서가 부담스럽다면 최소한 단가, 최소 주문 수량, 리드타임, 불량 처리 기준을 메신저나 메일로 남겨 두세요. 금액이 커지거나 독점 공급 같은 조건이 붙는다면 법률 전문가의 검토를 받아 계약서를 쓰는 것이 안전합니다.

거래처가 갑자기 단가 인상을 통보하면 어떻게 하나요

인상 사유와 적용 시점을 먼저 확인하고, 진행 중인 행사가 있다면 적용 유예를 요청합니다. 그다음 바뀐 원가로 마진과 광고 손익분기를 다시 계산해 판매가 조정 여부를 판단합니다.

백업 거래처는 언제부터 만들어야 하나요

특정 상품이 매출에서 큰 비중을 차지하기 시작할 때가 좋은 시점입니다. 품절이 나면 타격이 큰 상품부터 샘플을 받아 비교해 두세요.

불량이 몇 번 나오면 거래처를 바꿔야 하나요

정해진 기준은 없습니다. 기록표에 불량 건수와 처리 속도를 적어 두고, 개선 요청 후에도 같은 문제가 반복되는지를 기준으로 판단하는 것이 현실적입니다. 바꾸기 전에는 새 거래처 샘플로 품질을 충분히 확인하세요.